| contoh gambar |
Penerapan e-business di Indonesia
Persaingan usaha dewasa ini menuntut para pelaku usaha meningkatkan
efektifitas dan efisiensi untuk mencapai tujuan perusahaan, yaitu meningkatkan
laba dan keberlangsungan usaha. Setiap perusahaan selalu mencari cara
bagaimana untuk selangkah lebih maju dari pesaingnya, atau memiliki keunggulan
kompetitif di industri yang digelutinya. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan
teknologi informasi (information tecnology, IT) dalam segala proses yang menunjang fungsional
perusahaan diantaranya berupa kegiatan manajemen perencanaan sumberdaya
perusahaan (enterprise resource planning, ERP), manajemen rantai
pasok (supply chain management, SCM) dan manajemen hubungan
konsumen (customer relationship management, CRM).
Banyak perusahaan yang menerapkan IT sebagai langkah strategis dalam
menjalankan usahanya, dengan tujuan untuk berbagi sumberdaya informasi dan
meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Lou Gestner seorang CEO dari IBM
merupakan orang yang memperkenalkan pertama kali istilah e-business, yaitu penggunaan internet dan jaringan
lainnya serta teknologi informasi untuk mendukung e-commerce, komunikasi dan kolaborasi perusahaan, dan
proses bisnis yang memanfaatkan kemampuan penggunaan jaringan (O’Brien, 2002).
E-business adalah praktek
pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk,
pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan
penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data
yang telah terkomputerisasi (Alter, 2002). Sedangkan Menurut Soegoto
(2009) e-business menjelaskan suatu organisasi yang
mengeksploitasi potensial IT sepenuhnya untuk mempersingkat operasional dengan
tujuan memberikan yang terbaik kepada konsumen. e-business melibatkan jaringan internet, ekstranet
dan intranet dalam kegiatan operasional perusahaan.
Tuntutan customer
dewasa ini akan pelayanan yang lebih baik dalam proses, kinerja dan harga telah
mendorong e-business dalam meningkatkan
transaksi pembelian dan penjualan. Garret dan Parrot (2005) menyebutkan
ada 10 (sepuluh) trend utama yang mendorong e-business, yaitu :
1.
Kebutuhan akan kecepatan.
2.
Keinginan untuk melayani diri sendiri (self service).
3.
Kebutuhan akan nilai terbaik.
4.
Keinginan untuk peningkatan proses visibilitas.
5.
Kebutuhan customer servis yang sempurna.
6.
Fokus pada arsitektur usaha terpadu.
7.
Keinginan untuk aplikasi wireless.
8.
Kebutuhan akan pemusatan infrastruktur.
9.
Fokus pada kemitraan dan outsorcing.
10. Keinginan untuk
distribusi virtual.
Saat ini telah
berkembang banyak software yang mendukung e-business dalam membantu mengelola
perusahaan. Secara garis besar sistem pengelolaan e-business perusahaan terdiri
dari Enterprise Business System dan Functional Business System.
A.
ENTERPRISE BUSINESS SYSTEM
Enterprise
business system terdiri dari Customer Relationship
Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Enterprise Resource Planning (ERP), Enterprise Collaboration Systems (ECS), Enterprise Application Integration (EAI) dan Transaction Processing System (TPS).
Arsitektur aplikasi perusahaan menggambarkan hubungan internal dari aplikasi
major cross-functional perusahaan yang saat ini sudah banyak diterapkan di
perusahaa-perusahaan (gambar di bawah ini).
1.
Customer Relationship Management (CRM)
Tujuan utama dari CRM adalah untuk lebih
mengenal dan mengerti setiap konsumen sehingga dapat diketahui
tindakan/perlakuan apa yang perlu diberikan untuk dapat lebih meningkatkan
royalitas konsumen dan keuntungan perusahaan. CRM menjadi sangat penting
karena berhubungan langsung dengan konsumen untuk mendapatkan dana dari
kegiatan penjualan baik barang maupun jasa. Saat ini konsumen dapat dengan
sangat mudah untuk mencari informasi perusahaan lain dalam industri yang sama
dan berpindah ke pesaing. Sehingga CRM tidak hanya bagaimana perusahaan
mendapatkan pelanggan baru, tetapi lebih kepada bagaimana meningkatkan kepuasan
pelanggan dan mempertahankannya. Keunggulan dalam CRM merupakan
keunggulan kompetitif bagi suatu perusahaan.
Chen dan Povovich (2003) dalam Kimiloğlu
dan Zarali (2008) menyatakan CRM adalah pendekatan terintegrasi dalam mengelola
hubungan konsumen melalui kombinasi tiga komponen penting, yaitu manusia,
proses dan teknologi.
Menurut O’Brien (2002) CRM merupakan
kegiatan untuk mengelola seluruh hubungan konsumen yang melibatkan dua tujuan
terkait, yaitu :
1.
Untuk menyediakan organisasi dan karyawan yang berhubungan langsung dengan
konsumen sebuah pandangan yang lengkap dari setiap konsumen pada setiap poin
penting meliputi semua saluran (channel),
2.
Untuk menyediakan konsumen sebuah pandangan yang lengkap mengenai
perusahaan dan saluran yang diperluas.
Sedangkan tiga fase hubungan antara bisnis dan konsumen adalah sebagai
berikut (terlihat seperti dalam gambar di bawah ini), yaitu :
1.
Acquire (memperoleh konsumen), bisnis
tergantung kepada software dan database untuk membantu memperoleh konsumen baru
dengan melakukan pengelolaan kontak, prospek penjualan, penjualan, pemasaran
langsung dan pemenuhan permintaan.
2.
Enhance (meningkatkan konsumen), software
CRM membantu menjaga konsumen selalu senang melalui dukungan pelayanan yang
sangat responsif, tim penjualan dan pelayanan khusus dengan rekan bisnis yang
terhubung.
3.
Retain (mempertahankan konsumen),
software CRM membantu perusahaan secara proaktif mengidentifikasi dan
memberikan kepada konsumen yang loyal dan menguntungkan untuk dipertahankan
serta memperluas bisnis perusahaan melalui targeted marketing dan relationship
marketing programs.
Contoh penerapan CRM
di indonesia adalah apa yang telah dilakukan oleh PT Nutrifood Indonesia,
perusahaan yang dikenal dengan produknya, antara lain NutriSari dan Tropicana
Slim yang menggunakan software Microsoft
CRM.
Dengan software ini PT. Nutrifood Indonesia semakin
efektif merespon keluhan pelanggan sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan dan
meningkatkan penjualan.
Pada mulanya selama
bertahun-tahun CRM dilakukan secara manual, yaitu dengan cara keluhan yang
disampaikan yang umumnya melalui telpon dicatat di atas kertas oleh petugas,
baru kemudian dimasukkan ke database untuk ditindaklanjuti. Penanganan
keluhan seperti ini memiliki kelemahan karena tergantung ketelitian karyawan
dalam mencatat dan mengirimkan pesan keluhan kepada brand managerdan unit lainnya.
Saat ini dengan
aplikasi Microsoft CRM, begitu customer selesai telepon ke customer call center Nutrifood, e-mail
pemberitahuan dan alur kerja (workflow)
penyelesaian keluhan berjalan secara otomatis, sehingga semua orang yang
terkait di Nutrifood langsung tahu. Proses kerja makin efisien dan bisa lebih
baik mendeteksi dan menanggapi masalah yang ada.
Selain otomatisasi dan
efisiensi penanganan keluhan, manfaat lain didapat adalah kecepatan dalam
proses pencarian data pelanggan dari database. Sebagai contoh, jika
sebelumnya perlu waktu sekitar dua jam untuk mencari nama-nama konsumen yang
akan dikirimi majalah internal, kini hanya memakan waktu 15 menit. Selain itu,
dulu untuk memenuhi permintaan bagian riset di lapangan mengenai list candidate for research perlu waktu sampai dua
jam, sekarang hanya memakan waktu sekitar 10 menit.
Kehadiran Microsoft
CRM, bukan hanya digunakan untuk penanganan keluhan saja, melainkan dapat
digunakan oleh bagian marketing dan promosi untuk mengembangkan dan
mengeksekusi berbagai strategi marketing. Sehingga nantinya akan
terintegrasi marketing communications dengan
CRM. Ujungnya, pelanggan pun makin menjadi raja yang puas, dan penjualan bisa
meningkat.
2. Supply Chain
Management (SCM)
SCM adalah sistem lintas fungsi dalam
perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu dalam mendukung
dan mengelola hubungan antara beberapa proses kunci bisnis perusahaan dengan
pemasok, konsumen dan rekan bisnis. Tujuan CRM adalah untuk menciptakan
kecepatan, efisiensi dan jaringan yang murah dari hubungan bisnis, atau rantai
pasokan untuk mendapatkan produk dari konsep ke pasar. (O’Brien, 2002)
Menurut Heizer dan Rander (2004) dalam
Siagian (2005) SCM merupakan kegiatan pengelolaan kegiatan-kegiatan dalam
rangka memperoleh bahan mentah menjadi barang dalam proses atau barang setengah
jadi dan barang jadi kemudian mengirimkan barang tersebut ke konsumen melalui
proses distribusi.
Contoh penerapan SCM di Indonesia adalah
penerapan SCM pada PT Frisian Flag Indonesia (FFI). FFI memulai
operasinya di Indonesia tahun 1971, memproduksi dan memasarkan produk berbagai
jenis susu, mulai dari susu bubuk, susu cair siap minum, hingga susu kental
manis sebagai produk andalannya. FFI merupakan bagian dari Grup Royal
Friesland Foods (sebelumnya Friesland Coberco Dairy Foods) yang berkantor pusat
di Belanda.
Tujuh – delapan tahun
lalu sistem inti yang digunakan FFI untuk menopang proses bisnis (termasuk
produksi) di perusahaan susu masih bersifat semiotomatis, dengan
mengimplementasi Prism sebagai sistem back office. Sistem
ini dipakai untuk penjadwalan produksi ataupun purchasing
order. Akan tetapi FFI tidak mengimplementasi modul Material Resources Planning (MRP), sehingga
monitoring pengadaan barang mesti dicek langsung oleh user ke sistem. Setelah
itu, user dari bagian pengadaan memutuskan kapan pengadaan bahan mentahnya
harus dilakukan.
Sementara itu, untuk
keperluan logistik hingga transportasi ditambahkan submodul tersendiri ke dalam
Prism. Untuk memperoleh pelaporan, semua data harus dipindahkan ke aplikasi
keuangan yang dipakai FFI. Untuk menggabungkan laporan dan sejumlah simulasi
yang dianggap penting (seperti manajemen akuntansi), harus dikonversi ke
format spreadsheet. Sementara sistem yang ada cenderung untuk
melakukan pencatatan, ketimbang proses pengolahan yang lebih kompleks.
Akibat belum
terintegrasinya sistem secara otomatis tersebut, beragam persoalan pun muncul.
Mulai dari pengadaan, produksi hingga pengiriman dan penjualan produk. Sharing informasi tidak berjalan mulus dan
perencanaan kolaboratif pun terhambat. Padahal, masalah kecepatan dan ketepatan
data dalam informasi yang hendak disajikan merupakan sesuatu yang sangat penting.
Tanpa sistem yang terintegrasi dan otomatis, penyajian informasi berjalan
lambat. Begitu pula penyusunan laporan dan simulasi prediksi untuk jangka waktu
tertentu tidak mudah dilakukan. Hal ini disebabkan semua data harus di-download, kemudian diolah dengan program lain yang
digunakan oleh bagian yang bersangkutan.
Untuk mengatasi
masalah yang muncul FFI berinisiatif untuk mengaplikasi electronic-Supply Chain Management (e-SCM) yang
berjalan paralel dengan ERP. “Tahap awal penerapan e-SCM di FFI diparalelkan
dengan penerapan ERP. Tujuannya untuk mendapatkan beberapa keuntungan pada saat
yang bersamaan.
Pembenahan dan
modernisasi sistem di FFI mulai dilakukan pada 2003, sejalan dengan
penggabungan (merger) ketiga unit usaha yakni FFI, Foremost Indonesia,
dan Tesori Mulia. FFI melakukan konsolidasi aplikasi bisnis yang
digunakan dan infrastrukturnya, mulai dari server, jaringan,
fasilitas e-mail dan infrastruktur TI lainnya. Tim TI juga membentuk
unit help-desk untuk melayani user dengan menggunakan
aplikasi yang dibangun sendiri.
Selain itu dilakukan
pula pengembangan dan penerapan sistem secondary salesberbasis Web untuk sekitar 150 distributor yang tersebar di
seluruh Indonesia. Aplikasi itu untuk mendukung aktivitas distributor dalam
melakukan transaksi penjualan pada pelanggan mereka. Selain itu digunakan
aplikasi Business Analyzer berbasis Oracle untuk keperluan
finansial dan penjualan.
Dukungan TI
ditingkatkan untuk kedua pabrik FFI di Pasar Rebo dan Ciracas, serta
cabang-cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Terutama pada cabang besar
yang terhubung menggunakan fasilitas Multi Protocol Label Switching (MPLS)
dari XL. Redundansi dilakukan pada Local Area Network (LAN)
dan antara cabang dan kantor pusat. Dengan begitu, jika terjadi gangguan
pada salah satu koneksi, secara otomatis perangkat switch over akan bekerja. Pasalnya, perusahaan ini
menggunakan dua network provider yang berbeda.
Tujuannya supaya tidak ada interupsi akibat terputusnya koneksi.
Fasilitas remote access diberikan FFI kepada kalangan mobile user. Sementara itu, untuk meningkatkan keamanan
(jaringan), selain menggunakan Virtual Private Network(VPN),
juga diterapkan token card seperti yang lazim
digunakan pelaku transaksi e-Banking.
Untuk berhubungan
dengan para mitra bisnis (terutama kalangan key account seperti hypermarket dan
supermarket), FFI menerapkan sistem Collaborative Planning,
Forecasting and Replenishment (CPFR). Proses integrasi
dilakukan bertahap untuk masing-masing mitra usaha. Di tahap awal
difokuskan pada key account besar, seperti
Carrefour dan Giant. Penerapan CPFR memberikan keuntungan bagi kedua belah
pihak, antara lain berupa peningkatan service level, pertumbuhan penjualan
melalui penurunan rasio lost sales akibat
kekurangan stok, pengendalian working capital terkait
stok, dan peningkatan akurasi peramalan (forecast).
Saat ini FFI dalam
tahap akhir penerapan sistem traceability dengan
menggunakan pemindai bar code dan
teknologi Radio Frequency Identification (RFID).
Mencakup tahapan mulai dari bahan baku yang diterima dari pemasok,
kemudian dimasukkan ke dalam proses produksi, sampai menjadi barang jadi.
Sistem ini mendukung pelacakan jika terjadi gangguan pada material atau hal
lainnya.
RFID diperlukan karena
label bar code yang ada tidak bisa menyimpan data dinamis, dan tidak bisa
diperbarui selama proses produksi yang juga membutuhkan suhu tinggi. Oleh
karena itu, FFI membangun jaringan wireless di seluruh pabriknya, sehingga data
yang diterima pemindai bar code dapat
segera masuk ke dalam database.
Pengembangan ke depan
SCM di FFI antara lain: penyiapan antarmuka (interface) dan
pertukaran data (data interchange) dengan mitra
usaha, pembangunan web store,
penggunaan PDA untuk para sales-nya, penyiapan
sistem e-procurement dan e-marketplace,
serta beragam platform kolaborasi
lainnya.
3.
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP merupakan sistem informasi yang
berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan
dengan aspek operasi, produksimaupun distribusi di
perusahaan manufaktur maupun jasa.
ERP adalah tulang
punggung teknologi e-bisnis, transaksi perusahaan kerangka kerja yang luas
dengan link ke pemrosesan order penjualan, manajemen persediaan dan control,
produksi dan perencanaan distribusi, dan finance (O’Brien,
2002). Karakter Sistem ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
Berikut adalah contoh bagan penerapan ERP dalam industri manufacturing.
Contoh penerapan ERP
di Indonesia adalah PT Frisian Flag Indonesia (FFI). Pada 2005, FFI
mulai mengimplementasi sebuah sistem ERP baru, yaitu SAP untuk menggantikan
Prism karena sudah tidak bisa lagi menopang kelangsungan bisnis. SAP adalah
perusahaan yang memiliki pangsa pasar (marketshare) terbesar
di dunia untuk software ERP.
Tahap awal,
implementasi dilakukan pada fungsi SDM dengan modul struktur organisasi,
personalia, time management dan payroll.
Kemudian secara regional diterapkan secara bersama-sama modul
penjualan, distribusi, produksi, finansial, dan lainnya. Namun beberapa fungsi
seperti Secondary Sales dan Plant Maintenancebelum menggunakan ERP ini.
Aplikasi ini didukung
infrastruktur yang memadai, berupa: firewall, switch, wireless dan network device lainnya dengan menggunakan Cisco, serta
server dan workstation yang andal. Untuk
mendukung kelangsungan bisnis dibangun pula sistem disaster recovery. Aplikasi ini mempunyai sarana
pendukung supaya aplikasi kritikal tetap berjalan jika terjadi ancaman yang
berbentuk bencana di kantor pusat.
Sebelum menerapkan
ERP, persiapan dilakukan dengan melengkapi master data para
pemasok, pelanggan, hingga material, juga data pendukung, seperti Lead Time, Safety Stock, Order Point, Delivery Window Time,
dan informasi lainnya.
Untuk melakukan
pertukaran data secara elektronis antara sistem FFI dan para logistic provider dipakai aplikasi middleware (EAI). Alur proses dari FFI
ke logistic provider ini meliputi: pengiriman produk
jadi (finished goods) dari pabrik ke Main Distribution Centre(MDC), lalu dari MDC ke gudang
cabang, dan seterusnya hingga ada bukti penerimaan barang dari pelanggan.
Sistem bar code diterapkan pada barang jadi, dengan
demikian setiap bagian produksi menghasilkan barang jadi, secara otomatis
dihasilkan pula label bar code yang
ditempelkan di setiap valet barang
jadi. Hal ini untuk mengurangi proses entry data, sehingga
mempercepat proses dan meningkatkan akurasi, terutama saat mengirimkan barang
dari pabrik ke MDC.
4.
Enterprise Collaboration Systems (ECS)
Enterprise
collaboration systems (ECS) adalah system informasi lintas fungsional untuk meningkatkan
komunikasi, koordinasi dan kolaborasi diantara anggota dari tim bisnis dan
kelompok kerja (O’brien, 2002). ECS Menggunakan alat groupware, internet, intranet, extranet dan
jaringan komputer lainnya.
Tujuan utama ECS adalah memungkinkan
anggota bekerja bersama dengan lebih mudah dan effektif, sehingga menolong
pengguna dengan cara :
1. Komunikasi, saling
memberi informasi sesama anggota tim.
2. Koordinasi, koordinasi
hasil tugas pribadi dan sumberdaya dengan sesama anggota tim.
3. Kolaborasi, bekerja
sama dalam proyek kerjasama dan tugas-tugas lainnya.
Kemampuan dan potensi
internet, intranet dan ekstranet mendorong kebutuhan akan alat kolaborasi perusahaan
yang lebih baik dalam bisnis. Beberapa contoh software alat kolaborasi
perusahaan yang diterapkan oleh Bank Sinarmas (www.banksinarmas.com) dalam menjalankan bisnisnya adalah
sebagai berikut :
1. Alat komunikasi elektronik yang
memungkinkan secara elektronik pengiriman pesan, dokumen, file dalam data,
suara, dan multimedia menggunakan jaringan computer. Alat-alat yang
digunakan diantaranya:
§
E-Mail digunakan oleh sesama pegawai dan
manajemen bank sinar mas dalam berkomunikasi untuk menunjang kegiatan
perusahaan. Email juga dapat digunakan
nasabah dan calon nasabah untuk konfirmasi, pertanyaan, komplain dan lain
sebagainya.
§
Voice mail digunakan untuk transaksi valas
dan treasury (peminjaman dana dengan bank lain).
§
Web publishing informasi merupakan web site Bank Sinar Mas yang menyajikan informasi
dan fitur-fitur layanan.
§
Fax
§
Telepon digunakan untuk komunikasi antar karyawan bank sinar mas maupun
nasabah dan calon nasabah. Voip digunakan hanya untuk kalangan internal
bank sinar mas dalam berkomunikasi.
2. Alat konferensi elektronik
digunakan oleh sekelompok orang dalam melakukan komunikasi dan kolaborasi untuk
bekerja bersama. Metode konferensi yang beragam memungkinkan angota tim
dan group kerja pada lokasi yang berbeda dapat bertukar pikiran/ide secara
interaktif pada waktu yang sama atau pada waktu yang berbeda. Alat
konferensi elektronik yang digunakan bank sinar mas diantaranya adalah :
§
Forum diskusi, antar karyawan dalam divisi menggunakan portal intranet
§
Pertemuan/rapat secara elektronik, menggunakan chating tools internal
bank sinar mas.
3. Alat manajemen kerja
kolaboratif, membantu dalam menyelesaikan atau mengatur aktivitas kelompok
kerja. Alat manajemen kerja kolaboratif yang digunakan bank sinar mas
diantaranya adalah :
§
System aliran kerja, berupa standard operating procedure (SOP),
ketentuan dan prosedur kerja (KDPK) serta standard operation manual (SOM)
§
Calendering, berupa penjadwalan berbagai macam
laporan dengan system reminder.
§
Task and project management, berupa pemdivisi
tugas ke setiap divisi serta akses data dan informasi terbatas sesuai divisi
dan kewenangan personal.
§
Knowledge manajemen, berupa transfer
knowledge baik tacit maupun explicitmelalui telpon, portal
intranet, internal chat, email (contoh : economic review) dan lain-lain.
§
Document sharing berupa rekening online yang
di-sharing antar cabang atau divisi, tapi akses data sesuai dengan kewenangan
Sebagai gambaran klasifikasi groupware
yang bekerja bersama dapat menggunakan Grudin’s Time Space Matrix yang
dikembangkan oleh Grudins, berdasarkan :
1. Kapan partisipan
bekerja, pada waktu yang sama atau berbeda (known or unknown times)
2. Dimana partisipan
bekerja, pada tempat yang sama atau berbeda (known or unknown place)
Grudins time space matrix yang ada dalam
operasional Bank Sinar Mas adalah sebagai berikut :
|
|
Same time
|
Differen
times, known
|
Differen
times, not known
|
|
Same place
|
Ruang
rapat
|
Security
work shift
|
Layar lcd
|
|
Differen
place, known
|
conference
by phone, 2 persons
|
e-mail
|
Surat
edaran dan memo internal
|
|
Differen
place, unknown
|
Chatting
Dalam Internal Portal
|
Bulletin
|
–
|
§
Klasifikasi groupware yang bekerja pada
tempat yang sama dan waktu yang sama adalah rapat yang dilakukan pada ruang
pertemuan.
§
Klasifikasi groupware yang bekerja pada
tempat yang sama dan waktu yang berbeda dengan waktu diketahui adalah
work shift yang dilakukan oleh security.
§
Klasifikasi groupware yang bekerja pada
tempat yang sama dan waktu yang berbeda dengan waktu tidak diketahui adalah
layar lcd yang menampilkan jenis produk, keunggulan Bank Sinar Mas dan merchant
yang bekerja sama.
§
Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat
yang berbeda dengan tempat diketahui dan waktu yang sama adalah telepon yang
digunakan dalam konferensi yang dilakukan oleh 2 orang.
§
Klasifikasi groupware yang bekerja pada
tempat yang berbeda dengan tempat diketahui dan waktu yang berbeda dengan dengan
waktu diketahui adalah e-mail.
§
Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat yang berbeda dengan tempat
diketahui dan waktu yang berbeda dengan waktu yang tidak diketahui adalah surat
edaran dan memo internal.
§
Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat yang berbeda dengan tempat
tidak diketahui dan waktu yang sama adalah chatting yang dilakukan melalui
internal portal Bank Sinar Mas.
§
Klasifikasi groupware yang bekerja pada tempat yang berbeda dengan tempat
tidak diketahui dan waktu yang berbeda dengan waktu yang diketahui adalah
bulletin elektronik dalam format pdf yang biasanya disebar melalui email.
5.
Enterprise Application Integration (EAI)
Penggunaan software EAI memungkinkan
aplikasi dari proses e-business dapat saling terhubung, aplikasi bagian back
office dan front office akan terhubung secara sempurna. Menurut Sudewa
(2004) sebuah perusahaan berskala besar di Indonesia akan memiliki lebih dari
satu aplikasi perangkat lunak, sehingga diperlukan EAI. Sebuah bank
berukuran sedang di Indonesia paling tidak akan memiliki satu perangkat lunak
untuk :
§
CIS (Customer Information System)
§
Sistem Branch Teller
§
Sistem Credit Card
§
Sistem Loan
§
Sistem Giro (Corporate Banking)
§
Sistem Tabungan (Consumer Banking)
§
Internet Banking
§
Customer Relationship Management (CRM)
§
Accounting
§
Procurement
§
Human Resources
Dalam industri perbankan di Bank Sinar
Mas digunakan software Temenos dan S-one yang menghubungkan beberapa sistem
tertentu dengan fungsi yang berbeda. Dari beberapa sistem yang tertera
dalam daftar di atas hanya sistem human resource yang belum terintegrasi dengan
sistem lainnya menggunakan software Temenos dan S-one.
Contoh penggunaan sistem EAI di industri
manufakturing adalah system pertukaran data secara elektronis antara sistem
Frisian Flag Indonesia (FFI) dan para logistic provider yang menggunakan
aplikasi middleware (EAI). Alur proses dari FFI ke logistic provider ini meliputi:
pengiriman produk jadi (finished goods) dari pabrik ke Main Distribution Centre
(MDC), lalu dari MDC ke gudang cabang, dan seterusnya hingga ada bukti
penerimaan barang dari pelanggan.
6. Transaction
Processing System (TPS)
TPS adalah sistem informasi lintas
fungsional yang memproses data yang dihasilkan dari kejadian transaksi bisnis
(O’Brien, 2002).
Di Indonesia TPS dikembangkan untuk
memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti
daftar gaji dan inventarisasi. TPS merupakan sistem tanpa batas yang
memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena
manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui
informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan . dalam
industri rirel di Indonesia TPS memproses data transaksi bisnis, seperti
penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori, termasuk juga membuat
pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian,
formulir pajak, dan rekening keuangan.
B. FUNCTIONAL BUSINESS
SYSTEM
Enterprise Business System merupakan
Sistem informasi yang digunakan untuk mendukung setiap fungsi dari bisnis yang
harus dicapai perusahaan jika ingin sukses (O’Brien, 2002). Fungsi dari
bisnis terdiri dari marketing, human resource management, finance, accounting
dan production/operation. Sistem informasi dalam functional business
system akan terkait dengan sistem informasi dalam enterprise business
system.
1. Marketing (Pemasaran)
Pemasaran melakukan peran yang sangat
penting dalam kegiatan bisnis perusahaan. Fungsi pemasaran dalam bisnis
dipusatkan pada penentuan harga, promosi dan penjualan dari produk yang ada
saat ini di pasar yang ada saat ini selain pengembangan produk baru dan pasar
baru untuk lebih menarik dan melayani konsumen yang ada dan konsumen potensial
(O’Brien, 2002).
Kegiatan pemasaran erat kaitannya
dengan CRM dimana kepuasan pelanggan sebagai tujuan utama dari CRM dapat
meningkatkan penjualan bukan hanya dari konsumen baru tetapi dari konsumen lama
yang loyal. Dalam kegiatan pemasaran konsumen diposisikan sebagai “raja”,
artinya produsen sebagai pelayan wajib memberikan segala bentuk kemudahan,
kualitas pelayanan, jaminan keamanan, kecepatan, rasa dihargai sebagai konsumen
dan lain sebagainya. Teknologi informasi yang berkembang saat ini dan
system informasi yang digunakan oleh perusahaan memungkinkan perusahaan dapat
memberikan yang terbaik kepada pelanggan.
Contoh system pemasaran yang marak
dikembangkan oleh perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi adalah
kegiatan e-commerce. Sebagai contoh apa yang telah dikembangkan oleh toko-toko
online seperti bhineka.com, belibarang.com, plasa.com dan masih sangat banyak
lagi toko online sejenis lainnya. Konsumen dapat dengan mudah
meng-eksplore segala jenis barang yang dibutuhkan dari berbagai macam produsen.
Selain itu saat ini bisa dikatakan semua
perusahaan telah memiliki web site masing-masing. Web site dapat
berfungsi untuk memperkenalkan perusahaan dan produk-produknya, interaksi
dengan konsumen, mensosialisasikan program dan yang terpenting sebagai sarana
pemasaran.
2. Production (Produksi)
Produksi dapat dibedakan berdasarkan
jenis industri, dimana industri manufaktur menghasilkan barang (goods) dan
industri jasa menghasilkan jasa (services). Russel dan Taylor (2003) menuliskan
ciri-ciri produk jasa sebagai berikut :
1. Jasa bersifat tidak
kasat mata
2. Keluaran jasa adalah
variabel. Karena beragamnya pelayanan dan permintaan pelanggan yang sangat
tergantung kebutuhan mereka
3. Jasa melibatkan kontak
pelanggan dengan frekuensi yang leih tinggi
4. Jasa bersifat perishable. Karena tidak dapat disimpan, sehingga waktu
dan tempat penyampaian jasa menjadi penting.
5. Pelanggan tidak
memisahkan antara jasa itu sendiri dengan penyampaiannya.
6. Jasa cenderung
terdesentralisasi dan tersebar tergantung dimana jasa itu disampaikan.
7. Jasa dikonsumsi lebih
sering daripada produk
8. Jasa sangat mudah
ditiru
Contoh penggunaan system produksi dalam
industri jasa adalah implementasi TI di bank perkreditan rakyat (BPR) Surya
Yudha, yang belum lama ini mengupgrade infrastruktur TI dan core banking-nya
dalam rangka memperluas jaringannya. Untuk mendukung upaya tersebut, BPR
Surya Yudha menjatuhkan pilihannya pada server IBM System i model 525. Satu
unit server ini digelar sebagai mesin produksi yang ditempatkan di data
centernya di kantor pusat. Unit ini menjalankan solusi core banking WINCore
dari PT Warna Bintang Kreasi untuk melayani transaksi perbankan sekitar 130.000
nasabah BPR Surya Yudha dari 18 kantor cabang dan 37 kantor kasnya yang
tersebar di lima kabupaten, yakni Purwokerto, Purbalingga, Banjarnegara,
Wonosobo dan Temanggung.
”System i ini dipilih karena
kapasitasnya yang besar serta bersifat scalable, sehingga mampu mengantisipasi
pertumbuhan bisnis 10 sampai 20 tahun ke depan. BPR Surya Yudha juga menggelar
unit kedua IBM system i yang sama sebagai sistem backup untuk fasilitas
disaster recovery center (DRC) di kantor cabangnya di Purwokerto. TI baru
ini juga akan dimanfaatkan untuk mendukung host-to-host interface ATM
co-branding yang akan dibangun BPR Surya Yudha bekerjasama dengan Bank
International Indonesia (BII) dan mendukung layanan mobile banking PonselPay.
Penggunaan TI ini berdampak juga
terhadap kepuasan Bank Indonesia karena saat ini BPR Surya Yudha dapat
menyampaikan laporan lebih akurat dan tepat waktu.
Dalam industri manufaktur sistem
produksi terkait erat dengan sistem ERP dan SCM. Sistem CRM terkait
dengan research and development dalam rangka pengembangan produk.
3. Human
Resource Management (HRM)
Fungsi Manajemen sumber daya manusia
(SDM) melibatkan perekrutan, penempatan, evaluasi, kompensasi, dan pengembangan
karyawan. Sistem yang dikembangkan dalam HRM mendukung secara strategis,
taktis dan operasional dari sumberdaya manusia dalam perusahaan tersebut.
Tujuan dari manajemen sumberdaya manusia adalah penggunaan sumberdaya manusia
yang efektif dan effisien dalam suatu perusahaan (O’Brien, 2002).
Di Indonesia saat ini teknologi
informasi dalam hal ini internet telah digunakan berbagai perusahaan besar
dalam kegiatan recruitmen pegawainya. Internet memungkinkan perusahaan
untuk mendapatkan calaon karyawan yang terbaik bukan hanya dari suatu wilayah
tertentu namun secara global (world wide). Proses pengiriman surat
lamaran dan komunikasi dengan calon karyawan dapat dilakukan secara elektronik
(melalui email), bahkan proses wawancara dapat dilakukan secara online (melalui
skype, yahoo messenger dan lain-lain) sehingga lebih efisien.
Contoh sistem
informasi HRM yang dikembangkan di Indonesia adalah OrangeHRM (www.office.orangehrm-indonesia.org)
yang merupakan software Open Source untuk mengelola Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia (HRIS-Human Resource Information System). Dengan
berkembangnya aplikasi opensource berbasis web, maka manajemen pengolahan
informasi telah bergeser menuju aplikasi yang murah, mudah dan user
friendly.
Perusahaan-perusahaan besar saat ini
juga telah mengadaptasi intranet sebagai bagian dari sitem HRM, contohnya dalam
kegiatan absensi, penilaian kinerja, dan lain sebagainya.
4. Sistem
Informasi Akuntansi (Accounting Information System)
Sistem informasi Akuntansi adalah
susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai
laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi
keuangan (Widjajanto, 2001). Computer-based accounting system melakukan
penyimpanan dan pelaporan alur dana dalam organisasi dalamm basis historical
dan menghasilkan financial statement yang penting (O’Brien, 2002).
Contoh penggunaan
software sistem akuntansi di indonesia adalah software akuntansi MAS (www.mas-software.com) yang
memberikan manfaat berupa pembukuan menjadi mudah dan cepat, dapat diselesaikan
dengan beberapa klik mouse, laporan juga sangat mudah untuk ditampilkan
di layar komputer untuk di analisa, maupun dicetak.
Software akuntansi membantu dalam
pembuatan laporan keuangan, neraca, laba rugi, cash flow perusahaan, general
ledger dan juga fasilitas lainnya yang memudahkan juru akuntan dan para
pimpinan perusahaan.
Banyak perusahaan IT yang mengembangkan
software akuntansi termasuk SAP sebagai perusahaan besar yang terlibat dalam
industri ini.
5. Sistem
Manajemen Finansial (Financial Management System)
Computer-based financial manegement
system mendukung para manajer dan profesional dalam mengambil keputusan,
berdasarkan pendanaan bisnis dan pengalokasian dan kontrol sumber pendanaan
dalam bisnis (O’Brien, 2002).
Contoh penerapan
software financing di Indonesia adalah yang dikembangkan SAP Financing (www.sap.com/indonesia) yang menyediakan
software juga menyediakan hardware, perawatan dan pelayanan.
Pengelolaan bisnis dengan menggunakan
e-business secara nyata telah memberikan dampak yang luar biasa dalam
efektifitas dan efisiensi sehingga mempermudah mencapai tujuan perusahaan.
Banyak perusahaan telah berhasil menerapkan e-business ini namun tidak sedikit
yang gagal.
Kegagalan utamanya disebabkan karena
ketidaksiapan perusahaan untuk menyesuaikan struktur operasi dari sistem bisnis
dan fungsi bisnis perusahaan dengan sistem informasi yang digunakan.
Sehingga bagi perusahaan yang akan menerapkan e-business dalam usahanya harus
melakukan penyesuaian struktur operasi dari sistem bisnis dan fungsi bisnis
perusahaan dengan demikian sasaran penggunaan e-business untuk meningkatkan
efisiensi dan efektifitas dapat tercapai.
DAFTAR PUSTAKA
A. Mohammad B.S. 2007. Kecanggihan di Balik Manisnya Susu
Bendera. SWASEMBADA
Alter, Steven. 2002. Information System: Foundation of
E-Business. Prentice Hall.
Kımıloğlu, Hande dan Zarali, Hülya. 2008. What
signifies success in e-CRM? Department of Management Information Systems,
Bogazici University, Istanbul, Turkey.
Krajewski LJ, Ritzman LP, dan Malhotra MK. 2007. Operation Management
Process and Value Chains Eight Edition. Pearson Education Inc., New Jersey.
Majalah SWA edisi NO. 23/XXI/10-23 November 2005. Nutrifood
Indonesia, Memuaskan Pelanggan Dengan Microsoft CRM.
Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Ghalia
Indonesia. Bogor.
Nurastuti, W. 2011. Teknologi Perbankan. Edisi Pertama- Graha
Ilmu. Yogyakarta
O’Brien, J A. 2002. Introduction to Information Systems. MgGraw-Hill
Inc, New York.
Russel RS dan Taylor BW. 2003. Operation Management Fourth Edition.
Pearson Education Inc., New Jersey.
Siagian, Yolanda. 2005 Aplikasi Supply Chain Management.
Grasindo.
Stock JR dan Lambert DM. 2001. Strategic Logistic Management Fourth
Edition. McGraw-Hill Irwin, Singapore.
Widjajanto, N . 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Erlangga.
Jakarta
0 komentar:
Posting Komentar
Good Luck